La coordinación de las diferentes partes suele ser lo más complicado en la organización de un evento. Cada implicado tiene unas condiciones concretas, y lograr que todo funcione adecuadamente no es fácil si no se planifica.

Como equipo de fotografía y vídeo, estamos acostumbrados a trabajar con personas muy distintas. Y eso, unido a nuestro carácter, hace que nos pongamos en la piel de quien trata con nosotros. Esa es, desde nuestro punto de vista, la clave de toda buena coordinación. Saber qué hace cada parte y por qué. De esa manera se podrá planificar el evento considerando las circunstancias de cada agente participante.

Por ejemplo, cuando trabaja un solo fotógrafo cubriendo una boda, suele pedir que primero se vista el novio. Una vez termine con él, iría con la novia, y de ahí a la ceremonia. Aunque el novio tenga que pasar más tiempo ya preparado o incluso se desvista una vez finalice la sesión, hay un motivo para ello. El vestido de la novia suele ser lo más complicado de poner, sobre todo porque suele estar implicado también el maquillaje y la peluquería. Así que se considera que se causan menos molestias si el novio hace ese pequeño sacrificio que si la novia es la que tiene que estar preparada con mucho tiempo de antelación.  

Dependiendo del presupuesto y el tiempo que se le pueda dedicar, hay varias formas de coordinarse. Aunque en una conversación se pueden aclarar muchos temas en poco tiempo, recomendamos el formato escrito (email, contrato, mensaje de texto…), pues siempre se puede echar la vista atrás para recordar algo que se dijo en un momento inicial. Eso no quita que haya una cita presencial previa a la boda. Algo recomendable (si se dan las circunstancias, claro), sobre todo porque ya se rompe la primera barrera de tratar con alguien a quien no conoces personalmente. Eso facilitará la confianza durante el día de la celebración.  

Consejos para lograr coordinación

Nuestros consejos desde la experiencia son los siguientes:

  • Decir cuáles son todas vuestras necesidades a los demás. Así podrán entender las decisiones que toméis, y también podrán obrar en consecuencia para conseguir respetar vuestras voluntades.
  • Prestar atención cuando los demás (ya sea equipo fotográfico, DJ, wedding planner…) hacen con vosotros lo mencionado en el párrafo anterior. Es decir, saber escuchar es tan importante como saber expresarse a la hora de establecer una buena comunicación.
  • Tomar nota de las partes importantes para poder repasarlas o comprobarlas llegado el momento.
  • Tener predisposición a colaborar y pensar que todos queremos que salga lo mejor posible. Eso favorecerá la coordinación.
  • Establecer claramente horas y lugares. Es decir, para cualquier momento importante a tener en cuenta, plantear a qué hora se va a dar (aunque luego pueda variar) y en qué ubicación física. De esta forma, todos tendremos un mapa de lo que va a ocurrir y cómo.

Por último, un tema que también hay que considerar, es que el fotógrafo es un ser humano. Y como tal, también necesita de alimentarse e hidratarse. Normalmente nosotros preguntamos si dispondremos de comida durante la ceremonia. En caso de que no sea así, tendremos que ausentarnos durante al menos una hora para poder hacerlo por nuestra cuenta. Como decía antes, somos personas, y las bodas suelen alargarse durante muchas horas.